Verfasst von: Dan Pavlick Vizepräsident für Cloud-Services bei Green Cabbage
Die Verlängerung des Microsoft Enterprise Agreements ist wie diese alte Hausarbeit aus dem Studium. Man hat die Aufgabe erhalten, und dieses Mal wollte man es anders angehen. Man wollte es Schritt für Schritt angehen … mit viel Überlegung … und gründlicher Recherche. Das sollte die beste Hausarbeit aller Zeiten werden …
Bis.
Bis Freunde mit dir ausgehen wollten, bis zu der Serie, die du sehen wolltest, oder dem Spiel, das du spielen wolltest, bis du tausend andere Dinge gefunden hast, die du tun konntest – nur nicht deine Hausarbeit. Und dann ging es 36 Stunden vor Abgabetermin los: das hektische Durcheinander, die durchgemachte Nacht, das Schreiben und Überarbeiten in den letzten Stunden vor Abgabetermin, ein Red Bull nach dem anderen, um den Endspurt zur Fertigstellung anzutreiben.
Und du hast gesagt, dass das NÄCHSTE anders sein wird.
Viele erleben diese angstbesetzten Momente gerade wieder, während sie ihre EA-Verlängerungen bei Microsoft abwickeln. Doch anders als bei der Semesterarbeit kostet eine überstürzte oder verspätete Verlängerung Ihr Unternehmen weit mehr als nur die Studiengebühren. In vielen Fällen kostet es Ihr Unternehmen Millionen von Dollar.
Ein paar kurze Tipps, wie Sie diese Millionen einsparen können … (bedenken Sie bitte, dass diese Liste nur einige der vielen Aufgaben enthält, die für Ihre EA-Verlängerung erforderlich sind)
Beginnen Sie mindestens 12 Monate vor Ablauf
Beginnen Sie damit, einige Schritte zu erledigen, die etwas Zeit in Anspruch nehmen können. Stellen Sie eine Bestandsliste Ihrer Microsoft-Software und eine Übersicht über Ihre Abonnements zusammen. Machen Sie sich mit jedem Produkt vertraut. Klären Sie mit Microsoft die erforderlichen Formalitäten und halten Sie Ihre Rechtsabteilung auf Abruf bereit. Sind die aktualisierten Bedingungen für Sie von Vorteil? Wenn ja, lassen Sie die Rechtsabteilung den Zeitplan für die Prüfung festlegen. Beginnen Sie mit der Erstellung von Modellen.
9 Monate vor der Verlängerung
Verabschieden Sie sich von der ganzheitlichen Denkweise … konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Produkte, die den Großteil der Kosten ausmachen. So viele Kunden verlieren sich in der Vielzahl ihrer Produkte und übersehen dabei die wirklich wichtigen. Dazu gehören Ihre Enterprise-Produkte und vor allem Microsoft 365 E3 und Microsoft E5. Legen Sie sowohl intern als auch mit Microsoft einen festen Zeitplan fest. Das ist die Zeit aller Beteiligten wert. Was die gebündelten SKUs angeht: Werden sie wirklich benötigt, oder könnten Sie zu einem À-la-carte-Menü übergehen? Ein Softwarepaket zu kaufen und nur einen kleinen Teil davon zu nutzen, ist so, als würde man Hello Fresh abonnieren, aber nur das Fleisch aus dem Paket verwenden und den Rest wegwerfen.
6 Monate vor der Verlängerung
Beginnen Sie damit, Ihr Team mit dem Microsoft-Team abzustimmen. Ermitteln Sie Ihren Bedarf an Azure, SQL Server, Sprachdiensten und anderen Ticket-Punkten der zweiten Ebene. Werden die Lizenzen für Visio oder Project tatsächlich genutzt? Können Sie Server konsolidieren? Wo können Sie die Software-Assurance (SA) streichen, da bestimmte Produkte voraussichtlich im Laufe dieses Verlängerungszyklus auslaufen werden? Teilen Sie Microsoft mit, dass Sie Verlängerungen künftig alle 5 Jahre statt alle 3 Jahre vornehmen möchten. Lassen Sie sich über Standardzugeständnisse von Microsoft im Vergleich zu solchen beraten, die möglicherweise den Deal Desk erfordern. Bitten Sie um Erläuterung des Genehmigungsprozesses bei Microsoft… wer ist für diese Genehmigung im Vergleich zu jener Genehmigung verantwortlich?
3 Monate vor der Verlängerung
Legen Sie die Produktauswahl endgültig fest und beginnen Sie mit den Verhandlungen. Halten Sie Ihre Anforderungen bereit und seien Sie zu Kompromissen bereit. Stimmen Sie die Führungskräfte Ihres Unternehmens mit denen von Microsoft ab – dies erspart Ihnen zahlreiche Verhandlungsrunden. Stellen Sie Ihre Forderungen frühzeitig und mit Nachdruck, aber denken Sie daran, dass eine fundierte Argumentation Microsoft dabei hilft, Ihre Position zu verstehen.
Viel Glück, du wirst es brauchen.
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