En 2022, Ardent Partners a estimé qu’il en coûtait en moyenne 10,18 dollars à un service de comptabilité fournisseurs pour traiter une seule facture. Si ce chiffre vous semble élevé, vous avez raison : il l’est effectivement. Même en ne multipliant ce chiffre que par quelques centaines de factures par mois, les entreprises dépensent des milliers de dollars chaque mois simplement pour s'assurer que leurs fournisseurs soient payés à temps. Cela fait partie de ce que Green Cabbage appelle les « coûts cachés » de l'activité commerciale, et les effets d'une réduction de ces coûts peuvent être considérables.
Tout d'abord, quelques chiffres. Ce montant estimé de 10,18 $ comprend les coûts liés au personnel, aux pénalités et aux technologies. Selon ce même rapport, le traitement de chaque facture prend environ 10,9 jours, principalement parce que seules 30,2 % des factures sont traitées avec peu ou pas d'intervention humaine.
Pour les factures qui ne sont pas traitées sans encombre, les risques de pénalités de retard et d’erreurs augmentent considérablement dès lors que la facture passe par un processus de traitement manuel. Selon Tungsten Automation, une seule personne peut traiter environ 1 000 factures par mois, à condition qu’il n’y ait aucune erreur dans les factures et qu’aucune étape de suivi supplémentaire ne soit nécessaire. Nous savons que ce n'est pas le cas, ce qui signifie que le nombre de factures pouvant être traitées par une seule personne est probablement plus proche de 500 à 600 par mois au mieux, compte tenu de l'effort considérable nécessaire pour corriger les erreurs. Et, lorsqu'une personne est chargée de traiter 200 à 300 factures comportant des erreurs par mois, la probabilité qu'elle détecte toutes les erreurs est faible.
L'approche manuelle n'est tout simplement pas viable. Les entreprises qui ne recourent pas à un processus d'automatisation de la facturation risquent de verser à leurs fournisseurs des milliers de dollars en raison d'erreurs et de pénalités de retard, sans compter les coûts de main-d'œuvre considérables liés au fait que des employés se consacrent exclusivement au traitement des factures plutôt qu'à des tâches plus stratégiques.
En 2024, l'automatisation de la gestion des factures sera incontournable. Le coût du traitement manuel rend cette pratique impossible. Cependant, l'automatisation de la gestion des factures n'est pas une solution universelle. Certaines solutions prendront entièrement en charge le processus et élimineront complètement ce casse-tête. Bien que ces options soient souvent d'un coût prohibitif pour les entreprises ne figurant pas au classement Fortune 1000, elles peuvent certainement offrir d'excellents services. D'autres proposeront des services d'extraction de données, en tirant parti de la technologie pour extraire les données de chaque facture afin de réduire au minimum le travail fastidieux de saisie de données requis. Ces entreprises, cependant, ignorent souvent la composante « flux de travail » de la gestion du processus de facturation et ne collectent généralement que des données de premier niveau, ce qui n'est pas utile si l'on cherche à identifier des erreurs.
Invari adopte une approche différente, en associant une extraction de données de premier ordre au niveau des lignes de facture à une plateforme de flux de travail, afin de proposer une solution complète et économique pour l'automatisation de la facturation. En concevant des flux de travail sur mesure pour chaque client, en extrayant les données jusqu'au niveau des postes et des sous-postes, et en donnant aux utilisateurs les moyens de gérer leur cycle de traitement pour toutes les catégories de factures récurrentes, Invari constitue souvent la solution idéale pour les entreprises de toutes tailles souhaitant résoudre ce problème majeur que représentent ces coûts cachés.
Quelle que soit l'approche la plus adaptée, il est essentiel d'optimiser les processus de traitement des factures au sein du service des comptes fournisseurs pour rester compétitif dans le contexte actuel, marqué par la réduction des coûts. Faire appel à un partenaire pour gérer le volume de factures à régler constitue le moyen le plus rapide de réaliser des économies dans ce domaine. Si Invari vous semble être la solution idéale pour votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter via le formulaire ci-dessous.
Références :
Écrit par : Responsable du développement produit chez Green Cabbage,Bennett Falck